Commencez par lancer Outlook - 2003 ou 2007, puis déroulez le menu Outils.

Capture d'écran - Outlook 2007, menu Outils

Ouvrez donc l’éloquent module intitulé, Centre de gestion de la confidentialité.

Capture d'écran - Outlook 2007, centre de gestion de la confidentialité

Rendez-vous à présent dans le module Compléments.

Cliquez ensuite sur le bouton Atteindre… en veillant à ce que Compléments COM soit bien sélectionné dans la liste déroulante Gérer.

Une nouvelle boite de dialogue fait son apparition. Désélectionnez les extensions inutiles en prenant garde à ne pas désactiver celles qui vous sont utiles.

Capture d'écran - Outlook 2007, gestion des modules complémentaires

Lorsque vous sûr de vos choix, validez le tout en cliquant sur le bouton OK.

Certains compléments ne peuvent pas être désactivés pour des raisons de sécurité. Pour contrer cela, exécutez le programme en tant qu’administrateur - via le menu contextuel, puis opérez les modifications souhaitées.

Sous Windows 7, si Outlook est épinglé à la barre des tâches, maintenez Ctrl + Maj enfoncés puis cliquez sur l’icône. Si nécessaire, passez outre l’avertissement de sécurité. Cette manipulation permet de lancer rapidement un programme en tant qu’administrateur.

Un bon moyen de gagner en performances sans pour autant perdre des fonctionnalités essentielles, ni que cela soit irréversible.

Ouvrez le logiciel de votre choix - Word, Excel, PowerPoint ou tout autre logiciel du pack Office, puis cliquez sur le menu Office. Dans cet exemple, nous utiliserons Word 2007.

Capture d'écran - Word 2007, menu Office

Cliquez à présent sur le bouton Options Word.

Dans le module Enregistrement, cliquez sur le bouton Parcourir… pour le champ Dossier par défaut. Le plus pratique est d’indiquer le dossier Documents généralement prévu à cet effet.

Capture d'écran - Word 2007, définition d'un nouvel emplacement de stockage

Cependant, agissez en fonction de vos besoins. Pourquoi ne pas définir un emplacement couramment utilisé et vous évitez ainsi une exploration fastidieuse ? L’explorateur Windows n’étant pas vraiment ergonomique…

Validez en cliquant sur OK puis répétez l’opération pour chacun des logiciels Office.

Désormais, finies les recherches incessantes du bon dossier de destination !

Téléchargement du programme

Télécharger et installer ce petit programme répondant au nom de UBitMenu, de quelques kilos sur votre PC via ce lien :

Accéder à l’ancienne interface

Ouvrez le programme de la suite Office 2007 de votre choix puis cliquez sur l’onglet Menu. Admirez le résultat (ici pour Word) :

Vous voici revenu à l'ancienne interface !

Testé sous Office 2007 SP1 : pas de problème à signaler.

Téléchargement et Installation du plugin pour PowerPoint

Tout d’abord, cliquez sur ce lien pour télécharger l’add-on iSpring (gratuit) pour PowerPoint, puis installez le.

Conversion du diaporama (.pptx) en Flash (swf)

Ouvrez la présentation PowerPoint de votre choix. Sous l’onglet iSpring Free, cliquez sur Publish.

Fonction Publication - Add-on iSpring pour PowerPoint 2007

Dans la nouvelle fenêtre, saisissez le nom du fichier SWF dans le champ Presentation Title. Choisissez le dossier où sera sauvegardé votre fichier via le bouton Browse (Parcourir).

Dans la partie Slide range, choisissez le nombre de diapos à convertir :

• All slides : toute la présentation
• Selected Slides : diapos sélectionnées (via le mode Trieuse de diapos, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les diapos souhaitées)

D’autres options sont disponibles dont voici les principales :

• Generate HTML : créer un fichier HTML contenant le fichier SWF
• Start presentation automatically : démarrage automatique
• Looped playback : répéter en boucle la présentation
• Change all slides automatically : passage à la diapositive suivante automatisé
• Advance animations on mouse click : pouvoir passer les animations en cliquant
• …

Options de publication - iSpring, add-on pour PowerPoint 2007

Les réglages terminés, cliquez sur Publish. Patientez quelques instants (plusieurs minutes s’il y a des vidéos) pour convertir votre présentation au format SWF (Flash). Voici un exemple de résultat final dans une page web :

Fichier PowerPoint converti en Flash et intégré dans une page HTML - iSpring, add-on pour PowerPoint 2007

Ouvrez le dossier d’enregistrement pour y trouver le fichier SWF, et d’autres fichiers si vous avez cochez la case Generate HTML.

Conclusion & liens relatifs

iSpring est un add-on très simple d’utilisation et pratique pour convertir ses présentations PowerPoint et les intégrer dans un site web. Une version Pro (payante) existe : elle propose des options supplémentaires comme des apparences supplémentaires pour la visionneuse, la possibilité d’intégrer un logo, etc…

Site de l’extension pour PowerPoint : iSpring

Articles complémentaires sur Protuts pour PowerPoint

• 5 conseils pour bien préparer et présenter son diaporama PowerPoint
• 10 étapes pour créer une présentation PowerPoint professionnelle

1. Vérification (fond et forme)

Appuyez sur F5 pour lancer le diaporama. Vérifiez que chaque transition, animations, objet, disposition et ordre des diapos, etc… s’affichent correctement. Une diapositive a t-elle été oubliée ? Les en-têtes et pied de page sont ils à jour ? Les graphiques sont-ils justes (échelle, titres, simplicité des chiffres…) ? Tout doit être parfait, alors passez en revue chaque élément de chaque diapositive. Il sera trop tard le jour de la présentation ! C’est assez rébarbatif il est vrai, mais c’est comme écrire une dissertation sans la relire…

De plus, si vous avez la possibilité de tester votre présentation avec le vidéo-projecteur qui sera utilisé lors de l’exposé, ne vous en privez pas ! Profitez-en pour vérifier si l’affichage est au point (support du 16:10, résolution…).

2. Chronométrer son discours

Dans la majorité des cas, votre temps de parole est limité à temps de minutes. Il est impératif de s’y tenir sinon vous risquez d’être stoppé et vous n’aurez pas le temps de terminer votre exposé oral ce qui serait évidemment dommage. C’est pourquoi, effectuez toujours une répétition de votre oral avant en vous chronométrant grâce à l’outil prévu à cet effet dans PowerPoint. Pour cela, cliquez sur l’onglet Diaporama puis sur Vérification du minutage dans la partie Configuration. Le diaporama se lance et chronomètre votre temps de parole pour chaque diapositive.

Vérification du minutage - PowerPoint 2007

Pour connaître les différents temps, cliquez ensuite le bouton Trieuse de diapositive sous l’onglet Affichage.

3. Enregistrer son speech

En plus de se chronométrer, vous pouvez également vous enregistrer avec un microphone directement depuis PowerPoint. Pour ce faire, cliquez sur Enregistrer la narration sous l’onglet Diaporama.

Enregistrer votre discours - PowerPoint 2007

La boîte de dialogue vous permet de paramétrer plusieurs options comme le niveau du microphone et la qualité d’enregistrement. Après avoir cliqué sur OK, le diaporama s’exécute et votre voix est enregistrée. Pour interrompre la narration, faites un clic-droit et optez pour Interrompre la narration.

Paramètres d'enregistrements - PowerPoint 2007

Une fois la narration totalement terminée, vous pouvez écouter le résultat en cliquant sur une diapo, puis double-cliquez sur l’icône du son situé en bas à droite.

Options de la narration enregistrée - PowerPoint 2007

Ainsi, vous pourrez évaluer votre qualité de l’oral : débit (rapide ou lent), l’articulation des mots, répétitions (nombreuses ou inexistantes), vos hésitations, la capacité à rendre votre discours vivant (ralentir sur les points clés en insistant d’avantage, réussir à “dialoguer” avec votre public : ce n’est pas un monologue…)etc…

4. Optimiser les performances de votre diaporama

Il est toujours très désagréable de faire une présentation avec un ordinateur qui “rame” : 3 secondes pour passer une diapo, animations lentes… C’est pourquoi, il est indispensable d’optimiser son PC (cf. dossiers optimiser Vista) mais également sa présentation notamment en ajustant la résolution et en activant l’accélération graphique. Pour ce faire, sous l’onglet Diaporama, cliquez sur Configurer le diaporama. Cochez la case Utiliser l’accélération graphique matérielle, dans la partie performances. De plus, vous pouvez essayer de réduire votre résolution d’affichage via la liste déroulante. Cliquez sur OK pour valider le tout.

Paramètres du diaporama - PowerPoint 2007

Remarque : n’activez l’accélération graphique matérielle que si vous possédez une carte graphique, et non un chipset graphique intégré à la carte mère (comme c’est souvent le cas sur des portables bas de gamme).

5. Autres conseils importants

• Éviter (ne lisez pas c’est encore mieux) de lire vos notes
• Ne passez pas devant le vidéo-projecteur (ou vos partenaires)
• Si vous êtes plusieurs à présenter :
  • compléter les propos de votre partenaire s’il a oublié quelque chose
  • ne gesticulez pas, ne vous reposez pas contre le mur…
  • suivez ce que dit le présentateur pour l’aider et le mettre en confiance (et ne pas le laisser à l’abandon)
  • essayer d’alterner vos temps de parole le plus souvent possible pour donner du rythme à votre présentation
• Ne mettez pas vos mains dans vos poches
• Tenez vous droit
• Souriez (pas trop non plus)
• Soyez motivé, ou du moins, ayez en l’air
• Votre discours doit s’adapter à votre public (niveau de langage, d’études…)
• …

Lien et conclusion

Délivrer une présentation à la Steve Jobs par BusinessWeek

J’ai certainement oublié tout un tas d’autres conseils alors déposez-les via un commentaire

Pour cela, commencez par insérer dans une diapositive un graphique via l’onglet Insertion, puis Graphique. Après saisie des données et le choix du type de graphique, nous obtenons par exemple ceci :

Exemple de graphique - PowerPoint 2007 (thème Module)

Maintenant, nous allons animer notre graphique. Cliquez sur le graphique pour le sélectionner, puis sous l’onglet Animations, cliquez sur Animation personnalisée. La barre latérale droite apparaît. Cliquez sur Ajouter un effet, puis Ouverture et enfin Autres effets. Optons pour l’effet Estomper et cliquez sur OK.

Ensuite, cliquez une première fois sur le premier élément de la liste (dans le volet de droite) intitulé Espace réservé du contenu… Vous pouvez alors cliquez sur une petite flèche et choisir Options d’effet.

Menu contextuel d'un effet - PowerPoint 2007

Sous l’onglet Animation d’un graphique, parcourez la liste déroulante et choisissez soit Par série, soit Par catégories puis cliquez sur OK.

Options de l'effet - PowerPoint 2007

Votre graphique s’anime désormais élément par élément. Appliquez cette même méthode aux SmartArt : seul l’onglet Animation d’un graphique, sera quelque peu différent. Simple, non ?

Présentation

Après lecture de ce tutoriel, vous serez en mesure d’importer l’ensemble de vos e-mails sur :

• Un PC neuf ou reformaté ;
• Un client mail prenant en charge les fichiers de données de Outlook, format PST ;
• De les transférer sur une clé USB ;

Application

Lancez Outlook 2007 comme vous avez l’habitude de le faire puis cliquez sur le menu Fichier. Cliquez ensuite sur Importer et exporter…

Capture d'écran - Outlook 2007, ouverture du menu Fichier

Nous allons à présent suivre l’assistant d’import / export de données. Dans notre cas, choisissez Exporter des données vers un fichier.

Capture d'écran - Outlook 2007, assistant d'import / export

Continuez en cliquant sur le bouton Suivant. Il nous faut désormais sélectionner le format d’exportation de votre boîte mail. Celui qui offre la meilleure compatibilité avec Outlook est le premier de la liste, à savoir : Fichier de dossiers personnels (.pst).

Capture d'écran - Outlook 2007, export au format PST

Optez pour ce dernier puis cliquez sur Suivant. Sélectionnons maintenant les dossiers à exporter. Pour se limiter aux mails, cliquez sur Boîte de réception. Pour englober les dossiers qui la compose, cochez Inclure les sous-dossiers.

Capture d'écran - Outlook 2007, sélection des dossiers à inclure lors de l'exportation

Là est l’intérêt d’utiliser un fichier PST. En effet, vous pouvez très bien exporter la totalité de votre profil Outlook en sélectionnant tout simplement Dossiers personnels. Ainsi, contact, calendriers, mails et autres tâches seront sauvegardées dans un seul fichier.

A vous donc d’agir en fonction de vos besoins !

Le dernier écran nous invite à choisir l’emplacement du fichier d’export. Cliquez donc sur le bouton Parcourir… puis indiquez le dossier de votre choix.

Capture d'écran - Outlook 2007, détermination de l'emplacement du fichier PST

Pour confirmer le processus d’exportation, cliquez sur le bouton Terminer puis patientez quelques instants - tout dépend de la taille de votre boîte mail.

Capture d'écran - Outlook 2007, validation du processus d'exportation

Un moyen simple et efficace de mettre à l’abri sa correspondance électronique ! A faire régulièrement pour éviter de tout perdre et d’avoir à subir les conséquences qui vont avec. Je vous recommande d’ailleurs d’utiliser un compte Gmail qui vous permettra de rapatrier la totalité de vos mails archivés depuis le premier jour d’ouverture du compte. Un outil très pratique qui ne connaît pas d’équivalent chez les webmails concurrents à ma connaissance.

1. Redimensionner l’affichage

Par défaut, votre présentation s’affiche en mode 4:3. Or, la plupart du temps, c’est à l’aide d’un ordinateur portable que l’on diffuse son PowerPoint. C’est pourquoi, la première chose à effectuer est de redimensionner sa présentation aux bonnes dimensions de votre écran pour éviter d’une part d’avoir des bandes noirs sur les côtés, et, d’autres parts, pouvoir exploiter la totalité de la largeur de l’espace disponible.

Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Création puis sur le bouton Mise en Page. Dans Diapositives dimensionnées pour, sélectionnez les dimensions correspondantes à votre écran. Dans le cas d’un ordinateur portable à écran large (totalité des modèles actuels vendus), choisissez Affichage à l’écran (16:10).

Fenêtre Mise en page - PowerPoint 2007

2. Choisir un thème

Les thèmes présents dans Office 2007 sont d’une qualité plus ou moins variable mais il faut reconnaître qu’ils ont tous un aspect professionnel. Le thème permet d’harmoniser le design de votre PowerPoint via les arrières plans, les polices, les SmartArt, les graphiques, les tableaux, etc… Alors ne vous en privez pas, vous économiserez un temps fou !

Toujours sous l’onglet Création, dans la partie Thèmes, survolez les différents thèmes pour en avoir un aperçu, puis cliquez pour l’appliquer. Les 2 plus beaux à mon avis sont Métro et Module : ces derniers convenant à quasiment tous les types de présentation.

Choix du thème - PowerPoint 2007

Vous pouvez également en télécharger d’autres sur le site d’Office.

3. Disposition des diapositives

Lorsque vous créez des nouvelles diapositives, il est indispensable d’utiliser les dispositions. Elles permettent notamment :

• de gagner du temps
• d’ordonner votre présentation efficacement
• de donner des informations à votre auditoire
• de différencier les nouveaux chapitres ou sections de votre présentation
• …

Sous l’onglet Accueil, dans la partie Diapositives, cliquez sur Disposition et optez pour le type approprié. Par exemple, dès que vous changez de chapitre, utilisez la disposition Titre de section pour bien montrer l’enchaînement des parties à votre public.

Un clic-droit sur une diapositive permet également d'accéder au menu Disposition

4. Appliquez une transition

Les transitions ne sont pas essentielles voire inutiles à une présentation. La plupart du temps, elles sont trop longues (vous vous arrêtez de parler ce qui casse le rythme de l’oral), elles perturbent la concentration de votre public mais aussi la votre ! Si toutefois vous souhaitez employer des transitions, cliquez sur l’onglet Animations, et optez pour une des 4 premières (Fondus) de la liste.

Transitions - PowerPoint 2007

5. Les SmartArt

Les SmartArt sont un excellent moyen pour faire comprendre en quelques secondes une partie compliqué de votre présentation. Ces “schémas” sont très variés et ils sont entièrement personnalisables. Pour en insérer un, cliquez sur l’onglet Insertion puis dans la partie Illustrations, cliquez sur SmartArt. Faites votre choix parmi ceux proposés en vous aidant des indications pour utiliser le SmartArt le plus approprié et cliquez sur OK.

Insertion d'un SmartArt et personnalisation - PowerPoint 2007

Vous pouvez ensuite le personnaliser grâce à l’onglet Outils SmartArt (après avoir cliqué dessus).

6. Les graphiques

Un graphique est un bon outil pour analyser des tendances, données statistiques, parts de marché, CA… mais il doit être utiliser convenablement :

• question préliminaire indispensable : est-il utile ? Apporte t-il quelque chose de nouveau par rapport à votre présentation ? Clarifie -t-il vos propos ? Prenez le temps de peser le pour et le contre.
• simplifier les chiffres, pas de virgule, faites des arrondies pour éviter de noyer le spectateur
• un graphique c’est bien, à condition de le commenter et ne pas juste l’exposer pour faire joli
• évitez la 3D qui déforme les données, optez pour des apparences classiques mais efficaces que tout le monde comprend comme les histogrammes, camemberts, courbes…
• pas de surcharges inutiles : quadrillages supplémentaires, légendes et/ou en doubles, etc…
• …

Pour insérer un graphique, cliquez sur l’onglet Insertion, puis dans Illustrations, cliquez sur Graphiques. Faites votre choix parmi ceux proposés dans la liste et cliquez sur OK.

Insertion et personnalisation d'un graphique - PowerPoint 2007

De la même manière que les SmartArt, vous pouvez entièrement le personnaliser à l’aide l’onglet Outils de graphique (après avoir cliquez dessus).

7. Le pied de page

Il est notamment utile votre public en rapellant le nom de l’auteur, la date ou encore le numéro de diapositive. Toutefois, il ne doit pas venir surcharger le reste de la diapositive.

Pour cela, cliquez sur En-tête et pied de Page sous l’onglet Insertion. Une fois les différentes options choisies, validez en cliquant sur OK.

Pour donner un aspect professionnel, vous pouvez y insérer votre marque comme un logo. Il n’y a malheureusement pas de techniques dites automatiques. L’astuce consiste à insérer une image, via l’onglet Insertion, puis de la réduire et de la déplacer en bas de la diapositive. Effectuez ensuite une série de copier-coller pour terminer la manipulation.

Exemple d'insertion de logo en pied de page - PowerPoint 2007

8. Le contenu écrit d’une diapositive

Sans doute l’étape la plus importante : la mise en forme du contenu ! Voici toute une série de points à respecter :

• n’écrivez jamais de phrases complètes
• faites des listes
• faites des listes courtes (1 à 6 puces)
• écrivez GROS (18 au minimum)
• prenez des couleurs neutres : noir, blanc, et les nuances de gris
• less is better : moins il y a de choses à voir sur une diapo mieux c’est. En effet, le public se concentrate sur une seule chose, il enregistre d’avantage, et trouve cela moins ennuyeux
• pas de polices “exotiques” qui sont incompréhensibles. Utilisez les standards : courier new, times new roman, verdana, arial, trebuchet, georgia, myriad, lucida grande…
• et tout un tas d’autres conseils que j’oublie surement sur le moment…

9. Les animations

Je pourrai faire le même commentaire sur les animations que pour les transitions. Une animation c’est une excellente manière de déconcentrer le public ! Optez toujours pour des animations discrètes (fondus).

Pour cela, cliquez sur l’onglet Animations, puis sur Animation personnalisée. Cliquez sur l’élément à animer (exemple une liste à puce) et à l’aide du volet latérale droite, cliquez sur Ajouter un effet, puis Ouverture et enfin Autres effets. Faites votre choix dans la liste et cliquez sur OK.

Ajouter un effet d'animation à un objet - PowerPoint 2007

10. L’orthographe

Vous souhaitez passer pour idiot devant des dizaines de personnes ? Non ? Vraiment ? Alors utilisez le correcteur orthographique (F7) et un bescherelle de grammaire et de conjugaison pour vous aider ! C’est un point fondamental. Une faute passe encore, 2 à la rigueur, 3 c’est beaucoup trop. Il n’y a rien de pire pour casser votre professionnalisme, image de marque… que vous avez tenté d’établir tout au long de votre présentation.

Ressources

• Les erreurs à absolument éviter dans PowerPoint (vidéo)
• Add-on PowerPoint pour convertir ses présentations en Flash et pouvoir ainsi les partager sur le web
• Comment améliorer ses présentations PowerPoint (livre) par Edward Tufte

Conclusion

J’espère que cet article vous aura apporté de l’aide pour vos futures présentations. N’hésitez pas à poster des commentaires : je suis là pour ça

Pour ce faire, lancez Excel 2007. Cliquez sur le bouton Office puis sur Options Excel.

Menu du bouton Office 2007

Sous l’onglet Options avancées, dans la partie Afficher les options pour cette feuille de calcul, cliquez sur le pot de peinture et sélectionner votre couleur.

Options avancées d'Excel 2007

Choisissez votre couleur du quadrillage des lignes

Vous pouvez également décochez la case Afficher le quadrillage pour masquer ce dernier de la feuille de calcul.

Cliquez sur OK pour admirer le résultat.

Pour retourner au style par défaut, cliquez sur la couleur Automatique.

N.B : cet article fait suite à une question de vanille sur le forum. Si comme cette personne vous avez des idées de tutoriels, soumettez vos requêtes via le forum.

Pré-requis

Cette astuce est valable pour Office 2007 sous Windows Vista. De plus, il est nécessaire d’afficher au préalable les fichiers et dossiers cachés.

Capture d'écran - Mettez en lieu sûr vos styles personnalisés !

Emplacement des fichiers à sauvegarder

• Normal.dotm : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• Styles personnalisés : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\QuickStyles
• Thèmes personnalisés : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document
  Theme
• Barre d’accès rapide : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Local\Microsoft\Office\Word.qat
• Blocs de construction : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\Document
  Building Blocks\1036\building blocks.dotx
• Dictionnaires personnalisés : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\UProof
• Correction automatique : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\Office
  \MSO*.acl
• Bibliothèque de listes : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\Office\Word\ListGal.dat
• Sources bibliographiques : C:\Utilisateurs\VOTRE_NOM\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Sources.xml

Des fichiers que l’on oublie bien souvent de sauvegarder… alors changeons nos habitudes !